Как планирование идеальной недели поможет увеличить вашу производительность (и сохранить рассудок)

Как планирование идеальной недели поможет увеличить вашу производительность

(и сохранить рассудок)

МАРИ ПУЛЕН— дизайнер и коуч. Она помогает предпринимателям увидеть потенциал в себе и свой идее и пройти весь путь от планирования до реализации. Подробную информацию о Мари и о том, чем она занимается, можно найти на ее сайте.

 

“У вас есть выбор. Вы можете прожить свою жизнь сознательно, по созданному вами плану. Либо вы можете прожить ее занимаясь случайными делами и реагируя на просьбы окружающих. Первый подход можно назвать проактивным, а второй — реактивным.”

Майкл Хайятт

Мне нравится эта цитата из поста Майкла Хайятта. Я забила в Гугл фразу "как спланировать идеальную неделю" и нашла его пост: Как лучше контролировать свое время, создав свою идеальную неделю. Я составляю план на неделю уже около года, но при этом я упускала один важный момент: я не соблюдала расписание, которое создавала для себя, и при этом я постоянно чувствовала себя занятой. Мой идеальный распорядок недели превратился в неосуществимую мечту, и я по-прежнему жила, лишь реагируя на то, что происходило в моей жизни.

В конце концов, после того, как на глаза мне попался пост Майкла, у меня появилось более четкое представление о том, как создать для своей недели такую структуру, которая позволила бы мне лучше фокусироваться на стоящих передо мной задачах. Все, что для этого нужно — это всего навсего задать определенную тему для каждого из дней недели и даже для отдельных частей дня. Это ОЧЕНЬ просто, я знаю. Некоторые из вас используют эту технику много лет и могут смело считать себя профессионалами в этом вопросе. А кто-то, увидев мое расписание, подумал: "Ничего себе! Это слишком строгий поход, я предпочитаю большую гибкость!"

Но вот в чем суть: эта структура ПОЗВОЛЯЕТ мне быть более гибкой. Такое расписание дает мне возможность жить в проактивном режиме.

Структура обеспечивает гибкость

От природы я не очень хорошо подчиняюсь правилам; структурированный подход к жизни дается мне нелегко (я знаю, что некоторые из моих студентов считают по-другому). Я постоянно учусь этому искусству. Моя цель — найти такие условия, в которых успех станет чем-то простым и естественным.

Запустив проект Digital Strategy School, я поняла, что мое расписание стало слишком непредсказуемым. Студенты могли записываться на индивидуальные сессии со мной практически на любое время в любой день недели, при условии, что в моем календаре было место. В результате в течение одной недели у меня могло быть 2 встречи, а на следующей неделе — 8 встреч, между которыми порой оставался лишь короткий 15-минутный перерыв (переход от работы на клиентов к роли наставника произошел стремительно!). У меня также не было какого-то определенного дня или времени, в которые я проводила бы интервью для проекта DSS. Я поняла, что мне необходима структура, которая дала бы мне возможность лучше планировать мое время, позволила бы более эффективно помогать моим студентам и помогла бы увидеть, сколько часов я могу потратить на работу в течение каждой недели.

В процессе создания моей идеальной недели я составила список всех моих обязательств в течение недели, месяца и даже года и начала прикидывать, как бы могло выглядеть мое расписание на обычную неделю. Я выделила 2 дня в неделю на наставничество (по одному часу в одно и то же время утром и вечером).

Я также участвую в нескольких мастер-группах (от англ. mastermind — группа, участники которой помогают друг другу ставить цели и достигать их). Некоторые из них собираются один раз в две недели, поэтому в те недели, когда группа не работает, время, которое я выделила на нее в своем календаре, можно использовать для создания контента или административной работы.

Следите за тем, на что вы тратите время

Если вы не знаете, сколько времени вы тратите на то или иное задание, используйте инструмент типа Rescue Time (у этого приложения есть отличная бесплатная версия!), который работает в фоновом режиме и ведет учет вашего времени. Вы даже сможете получать еженедельные отчеты с информацией о том, сколько времени вы потеряли на Facebook или потратили на разбор почты! Разные сайты и программы/приложения можно отнести к разным категориям с точки зрения производительности. Вы сразу увидите, в какие дни недели и в какое время суток вы работаете наиболее продуктивно, и на каких отвлекающих сайтах проводите больше всего времени. Как выяснилось, мне лучше всего работается каждый день в районе 15.00, поэтому вместо того, чтобы пытаться выполнить сложные задания, требующие творческого подхода, с утра (когда мой мозг еще не полностью включился в работу), я оставляю их на послеобеденное время, когда я точно знаю, что буду на пике своей производительности!

Время, которое я трачу на работу с клиентами, встречи и личные проекты, я отслеживаю вручную с помощью приложения Timely. При этом Rescue Time постоянно работает в фоновом режиме и дает мне общее представление о том, сколько времени я провожу, работая с программами и на разных сайтах. Эти два инструмента помогают мне всегда быть в курсе того, на что уходит мое время.

Назначьте тему дня

Используя идеальную неделю Майкла Хайятта для вдохновения, я назначила темы для каждого дня недели с поправкой на мои обстоятельства и образ жидни:

Воскресенье: Отдых и планирование недели
Понедельник: Наставничество
Вторник: Творческая работа
Среда: Наставничество
Четверг: Мастер-группа
Пятница: работа в рамках проекта Oki Doki (развитие нового бизнеса, дизайн, создание контента, развитие онлайн-сообщества, поиск новых идей и т.д.)
Суббота: Личные дела, мастер-группа In Real Life (В реальной жизни) с друзьями из проекта Screw the Nine to Five (К черту работу с 9 до 5), Констанцией Линн Хаммель и ее партнером Харрисоном.

Теперь по понедельникам и средам я занимаюсь работой, связанной с моей школой Digital Strategy School, и наставничеством, во вторник и четверг я делаю всю основную работу и создаю контент, а пятница полностью посвящена проекту Oki Doki. Тема дня назначается приблизительно, поэтому я сохраняю гибкость в течение недели.

Свяжите себя обязательствами

Я внесла в календарь и все свои обязательные личные дела.

Это значит, что я не могу пропустить обед, чтобы поработать, а тренировки являются обязательной частью моего дня. Все эти вещи очень легко задвинуть на второй план, когда появляется много дел. При этом физическая активность играет огромную роль в поддержании моего хорошего самочувствия, а внеся ее в свое расписание, я точно знаю, что не пропущу занятие (напоминания тоже играют свою роль).

Если у вас уже есть система, которая работает для вас, это здорово. Но если вы чувствуете, что вам недостает фокуса, возможно, вам стоит потратить немного времени на пересмотр своего расписания и планирование своей недели.

Теперь я могу попрощаться с неделями, которые выглядят вот так: (УЖАС!)

Потому что теперь мои недели скорее выглядят так: (Я использовала шаблон Майкла Хайятта, чтобы создать свой шаблон в программе Numbers для Mac. Я также изменила некоторые моменты так, чтобы это походило мне… потому что я даже представить себе не могу, чтобы я смогла начать функционировать раньше 8 утра!)

Мое расписание всегда будет меняться, но простое ограничение времени, которое я трачу на те или иные задания, позволило мне найти больше возможностей для создания контента, придумывания новых идей, планирования, дизайна и простых радостей жизни. Мне не терпится попробовать этот тематичекий подход к планированию своей недели.

Придумываете ли вы темы для своих дней? А может быть, вы тоже составляете расписание, выделяя блоки времени? Я буду рада, если вы поделитесь тем, что работает для вас!

Оригинал статьи на английском языке можно прочитать на сайте Мари Пулен по ссылке.

Подпишитесь, чтобы получать похожие статьи каждый понедельник в свой почтовый ящик.

И не забудьте поделиться статьей, если она вам понравилась!